Newsletter Juli 2023:
Von: Sindy Pei
Einkaufen in China: Vorsicht bei Verträgen
Suche und Auswahl geeigneter Lieferanten für Kunden – Technische Perspektive
Innerhalb der Beschaffung von Waren für ausländische Unternehmen in China, sind die Lieferanten die Bezugsquelle der Produkte. Qualität, Beständigkeit, Lieferung, Terminierung, Koordination und Kosten des Produkts sind daher eng mit den Lieferanten verbunden. Das macht die Pflege und Erhaltung guter Beziehungen zu den Lieferanten besonders wichtig.
Für die Beziehung zwischen Beschaffung und Angebot ist es wichtig, dass beide Parteien Vorteile aus dieser ziehen können. Eine nachhaltige Handelsbeziehung muss auf den Grundsätzen von Gleichheit und gegenseitigem Nutzen fußen.
Für die Pflege dieser Beziehung und um eine Win-Win-Situation herzustellen, ist es von besonderer Bedeutung, dem Lieferanten eine angemessene Höhe an Gewinnen zu bieten und dabei gleichzeitig die eigene Wettbewerbsfähigkeit zu erhalten. Wenn die Interessen des Lieferanten nicht berücksichtigt werden, können sich viele Schwierigkeiten für die künftige Zusammenarbeit ergeben, denn die Koordinierung, die Verwaltung und das Engagement für einzelne Kunden und Projekte erfordert Investitionen, welche oftmals zu höheren Kosten führen können. Wie sie sehen handelt es sich hierbei um ein sehr praxisnahes Problem.
Vor Aufnahme einer Geschäftsbeziehung sollten mit den Lieferanten Vertraulichkeitsvereinbarungen, Beschaffungsverträge und Qualitätsvereinbarungen unterzeichnet werden. Zudem sollten die Lieferanten über relevante Prozesse, die zum Erhalt einer Lieferantengenehmigung wichtig sind, informiert werden. Auf diese Weise wird ein Fundament gebildet, auf dem Folgemaßnahmen begründet werden können und das dazu beiträgt, Streitigkeiten zu reduzieren und einer möglichen Verschlechterung der Geschäftsbeziehungen entgegenwirkt. Wenn ein neuer Lieferant gefunden wird, sollten beide Parteien eine Vereinbarung über Preisanpassungsmechanismen, Lieferbedingungen, den Lieferort, die Zahlungsweise, Qualitätsanforderungen usw. treffen. Bei Lieferanten, die für einen längeren Zeitraum nicht kontaktiert wurden, ist es ratsam die bestehenden Verträge und Prozesse noch einmal zu erörtern, bevor eine neue Anfrage oder Bestellung aufgegeben wird.
Nutzen Sie Verträge und Vereinbarungen, um die gemeinsamen Interessen beider Parteien zu wahren: Sicherung von Qualität und Quantität, sowie Gewährleistung von Liefer- und Zahlungsbedingungen.
1. Reduzieren Sie die Anzahl der Lieferanten:
Die Maximierung der Beschaffungsmenge ist oft der wichtigste Faktor bei der Senkung der Beschaffungskosten. Wenn ein Unternehmen Produkte oder Dienstleistungen von ausgewählten Lieferanten bezieht, anstatt die Bestellungen auf eine Vielzahl von Lieferanten aufzuteilen, wird die potenzielle Mengeneffizienz am zielführendsten verteilt, was oft zu mehr Gewinn bei niedrigeren Preisen führt. Natürlich erhöht sich das Risiko für das Unternehmen, wenn es sich nur auf einen oder zwei Lieferanten verlässt. Vor allem dann, wenn sich herausstellt, dass nicht der passende Lieferant ausgewählt wurde. Besonders deshalb ist es notwendig, zu Beginn eines jeden Projektes eine umfassende und detaillierte Bewertung der Lieferanten vorzunehmen. Dabei sollte sich beispielsweise gefragt werden: Ist dieser Lieferant wettbewerbsfähig? Kann er unsere Anforderungen erfüllen? Gibt es ein qualitatives Managementteam? Sowie andere Fragen, die auf Ihr persönliches Projekt abgestimmt sein sollten. So können wir strategische Lieferanten auswählen, mit denen eine nachhaltige Partnerschaft angestrebt werden kann und die langfristig eine gute Leistung erbringen.
2. Klare Anreize und Konsequenzen:
Um sicherzustellen, dass ein Lieferant die Qualität und Quantität des Beschaffungsvertrags zwischen beiden Parteien einhält, kann der Einkäufer einige Anreize gewähren, die den Lieferanten motivieren. Diese Anreize könnten beispielsweise sein, die Beschaffungsmenge zu erhöhen oder ihm neue Projekte anzubieten. Das Einhalten gegenseitiger Zusicherungen hilft dem Aufbau langfristig stabiler Partnerschaften.
Für bdp Mechanical Components hat die Qualität stets oberste Priorität. Wenn bei der Prüfung im Vorfeld der Lieferung Abweichungen zwischen Zeichnung und Endprodukt festgestellt werden, hängt es von der Schwere des Schadens ab, ob Nacharbeit, Reparatur oder sogar Verschrottung erforderlich sind. Wenn der Lieferant nicht in der Qualität und Menge liefert, die im Beschaffungsvertrag zwischen beiden Parteien festgelegt wurde, muss der Einkäufer entsprechende Konsequenzen ziehen. Diese können z.B. die Reduzierung der Beschaffungsmenge oder den Wechsel des Lieferanten bedeuten.
3. Proaktive Zusammenarbeit:
Ein geeigneter Lieferant kann gut mit den Anforderungen des Käufers arbeiten, wie z.B. an die Verbesserung der Qualität, die Verbesserung des Standortmanagements, neue Maschinen, neue Standorte und Personalinvestitionen. Gleichzeitig sollten die Lieferanten auch die Forschung und Entwicklung neuer Prozesse und Technologien fördern, gute Anregungen für das Produktdesign geben können und die Produktkosten kontinuierlich optimieren, um einen Mehrwert für die Kunden zu schaffen. Jedoch sollten beide Seiten, wie bereits oben erwähnt, aktiv daran arbeiten, dass die Partnerschaft, sowohl für den Kunden als auch den Lieferanten, eine Win-Win Situation bleibt.
4. Ausbau effektiver Kommunikationskanäle:
In der chinesischen Gesellschaft sind gute Beziehungen das A&O. Daher ist es wichtig, Lieferanten z.B. zur Teilnahme an bestimmten Beschaffungskonferenzen einzuladen. Auf diese Weise haben sowohl Vorgesetzte wie auch Mitarbeiter beider Unternehmen die Möglichkeit, sich miteinander auszutauschen. Durch persönliche Treffen bietet sich die Möglichkeit, Probleme direkt und klar zu identifizieren und gemeinsam die beste Lösung für beide Parteien zu finden. Die Aufrechterhaltung einer reibungslosen Kommunikation über mehrere Kanäle (wie E-Mail, Telefon, WeChat usw.) hilft Ihnen und Ihren Lieferanten dabei, Missverständnisse und Mehrkosten zu vermeiden. Um ein von Vertrauen und Verständnis geprägtes Arbeitsverhältnis zu schaffen, müssen beide Parteien zudem ein gewisses Maß an Transparenz in ihren Abläufen waren, ohne jedoch für sie wichtige Informationen preiszugeben. Zudem sollten Sie stets auf eine gute Kommunikation achten, in der Sie eine Haltung der Integrität, Ehrlichkeit, Höflichkeit und Zusammenarbeit wahren.
5. Evaluierung der Lieferantenleistung:
Es sollten Qualitätsziele für alle Lieferanten festgelegt und entsprechende Qualitätsvereinbarungen unterzeichnet werden. Führen Sie zudem regelmäßig (z.B. vierteljährlich) eine umfassende Bewertung der Lieferantenqualität, der Projektentwicklung, der Lieferung und der zeitnahen Zusammenarbeit bei der Lösung von Problemen durch. Sollte die Bewertung nicht den Standards entsprechen oder ein Lieferant zählt zu den drei am schlechtesten bewerteten Lieferanten, dann sollte dieser Lieferant zunächst einmal in die Kategorie „Problem-Lieferanten“ eingeordnet werden. Lieferanten sind dazu verpflichtet, die allgemeine Qualitätskontrolle zu bewerten und zu korrigieren. Wenn es die Lieferanten in der vorgegebenen Zeit nicht schaffen, von der Liste der „Problem-Lieferanten“ zu verschwinden, dann können sie nicht für neue Geschäfte herangezogen werden. Sollten die festgestellten Probleme auch zukünftig nicht behoben werden, können bereits bestehende Geschäfte neu vergeben werden. Regelmäßige Leistungsbewertungen sollten auch für strategische Lieferanten durchgeführt werden. Wenn die Bewertungsergebnisse über einen längeren Zeitraum nicht zufriedenstellend sind, kann hier ihre strategische Position ebenfalls angepasst werden.
bdp Mechanical Components verfügt über 40 Jahre Erfahrung in der Automobil- und Maschinenbauindustrie. Mit unserem Fachwissen über die chinesischen und europäischen Beschaffungsmärkte, können wir Sie bei der Suche nach den richtigen Lieferanten unterstützen und für Sie faire Marktpreise erzielen.
Zudem bieten wir Ihnen weiterhin gerne unser gesamtes Leistungsspektrum an, einschließlich Einkauf, Lieferantenaudit, Prozessaudit, Produktinspektion und Logistik.
Wenn Sie weitere Fragen zur Auswahl eines geeigneten Lieferanten haben, wenden Sie sich bitte an purchase@bdp-mc.com.
Unser Team von bdp Mechanical Components wird Sie gerne beraten und unterstützen.
