Prozessaudit

Newsletter April 2021:

Von: Lisa Xu
Übersetzung: Xiuguo Dong

Prozessaudit

Bei einer internationalen Beschaffung sind einige Herausforderungen zu überwinden, wie z.B. kulturelle und sprachliche Barrieren, mangelnde Kenntnis der Kunden über die Lieferanten, unzureichende Kommunikation und Kontakt mit den Lieferanten sowie Mangel an professionellem Personal für Prozessaudits.

Prozess- und Produktaudits werden durchgeführt, um die Qualitätsfähigkeit eines Produkts/einer Produktgruppe und seiner Prozesse zu beurteilen, während der Produktentwicklung oder der Entwicklung der Serienproduktion oder der Implementierung einer Dienstleistung. Anders als bei einem Systemaudit, welches die Vollständigkeit und Wirksamkeit der grundlegenden Anforderungen des Qualitätsmanagementsystems bewertet, dient das Produktaudit der Bewertung der Qualitätsmerkmalen von Produkt. Mit dem Prozessaudit soll überprüft werden, ob die Faktoren, die den Produktionsprozess beeinflussen, und seine Kontrollmethoden den Anforderungen an die Prozesskontrolle /Prozessfähigkeit entsprechen, um eine Vorbeugung, Korrektur sowie kontinuierliche Verbesserung zu erreichen und um sicherzustellen, dass die Prozessqualität stabil und unter Kontrolle ist.

Für die Automobilindustrie orientieren sich die Bewertungskriterien an dem VDA 6.3 als Auditstandard. Für beide Arten von Prozessaudit, geplante und ungeplante, gibt es verschiedene Klauseln mit unterschiedlichen Schwerpunkten. Die geplanten Audits sind überwiegend projektbezogen und konzentrieren sich auf Teil 2 (P2: Projektmanagement), Teil 3 (P3: Planung der Produkt- und Prozessentwicklung) und Teil 4 (P4: Realisierung der Produkt- und Prozessentwicklung). Die außerplanmäßigen Audits sind überwiegend ereignisbezogen und konzentrieren sich auf Teil 5 (P5: Lieferantenmanagement), Teil 6 (P6: Produktionsprozessanalyse) und Teil 7 (P7: Kundenbetreuung / Kundenzufriedenheit / Service). Ab Teil 5 wird die Fertigungssteuerung von der Projekt- auf die Serienfertigung übertragen. In der Regel führen einige Kunden vor der Auswahl eines Lieferanten auch ein Risikoaudit durch, ebenfalls basierend auf den Bestimmungen nach VDA 6.3.

In den anderen Branchen wird VDA 6.3 manchmal auch direkt als Auditstandard verwendet. Es gibt Unternehmen, die für die unterschiedliche Branchen und Produktarten eigene Auditformulare erstellt haben, die sich auf die Betonung der zu auditierenden Bedingungen und die Details der Themen konzentrieren.

Hinsichtlich der Planung und Häufigkeit von Prozessaudits werden diese üblicherweise während der Entwicklung des jährlichen Qualitätsmanagementplans festgelegt, abhängig von der Wichtigkeit des Produktes des Lieferanten, bzw. der Größe des Einkaufs, der Größe des Lieferanten und anderen Faktoren. Bei ähnlichen Sicherheitsteilen werden grundsätzlich vierteljährliche Audits der wichtigsten Produktionsprozesse durchgeführt. Bei regulären Produkten werden mindestens einmal jährlich formelle Audits durchgeführt.

Um ein effektives Audit durchzuführen, müssen die folgenden Bereiche besonders beachtet werden:

Um sich auf ein Audit vorzubereiten, müssen Sie den aktuellen Status des Lieferanten kennen, z.B. die wichtigsten Produktionsprozesse, die hergestellten Produkte, die Branche, Lebensdauer, vorherige Qualitätsprobleme sowie aktuelle Qualitätsleistungen, alle neuen Projekte, die zu diesem Zeitpunkt laufen, und Pläne für eine spätere Zusammenarbeit.
Sie müssen die wichtigsten Ansprechpartner für Lieferantenaudits sowie die interne Organisationsstruktur und Kommunikationsmethoden kennen, um einen effektiven Informationstransfer zu ermöglichen.
Unter normalen Umständen muss der Lieferant ein gutes internes Audit durchgeführt haben. Stellen Sie sicher, dass die Mitarbeiter in den relevanten Abteilungen des Lieferanten die Auditanforderungen kennen und die Prozesskontrolle im Auge behalten. Die Form der internen Audits ist nicht beschränkt. Wenn der Lieferant über einen guten abgestuften Auditmechanismus verfügt, können die Ergebnisse seiner regelmäßigen Audits eingesehen werden. Wenn der Lieferant keine Kontrolle in diesem Bereich hat, kann ihm eine Vorlage des Auditberichts zur Ansicht geschickt werden.
Um zu vermeiden, dass sich Lieferanten nicht nur formell auf Audits vorbereiten, sind auch unangekündigte Audits eine gängige Form der Auditierung. Voraussetzung ist jedoch, dass der Lieferant zum Zeitpunkt der jährlichen Auditplanung formell darüber informiert wurde, dass im laufenden Jahr ein fliegendes Audit stattfinden wird.
Das erste Meeting ist ein notwendiger Bestandteil vor dem offiziellen Beginn des Audits. Die Hauptaufgabe besteht darin, den Inhalt des Audits anschaulich zu erläutern und dem Verantwortlichen jeder Abteilung des Lieferanten in der Funktion eines externen Auditors den Auditplan zu vermitteln.
Auf der Projektseite muss auf die Organisationsstruktur des Projektmanagement-Teams beim Lieferanten geachtet werden. Wenn z.B. das Vertriebsteam des Anbieters intern nicht die Ressourcen des technischen Teams mobilisieren kann, um schnelles und professionelles Feedback zu Problemen zu geben, ist es notwendig, die Verantwortlichkeiten jeder Person und den spezifischen Arbeitsaufgabenfortschritt im Audit zu klären, die kritischsten Lücken zu finden und klar mit dem relevanten Personal vor Ort zu kommunizieren. Vorzugsweise ist es, mit dem Lieferanten die Möglichkeit zu sichern, direkt mit dem technischen Team über wichtige technische Problemknoten zu kommunizieren.
Achten Sie bei Prozessstandorten darauf, den gesamten Prozess abzudecken und konzentrieren Sie sich auf die kritischen Prozesse
1. Grundsätzlich müssen technische Anforderungen und zugehörige Spezifikationen klar und leicht zugänglich sein. Prüfwerkzeuge müssen ebenfalls vollständig sein. Beispiele für die Spezifikationen sind Betriebsanweisung, Prüfanweisung, Verpackungsspezifikation, Kontrollplan, Zeichnung, Prüfprotokollblatt usw.
2. Auf Diskrepanzen ist zu achten. Stimmt die tatsächliche Bedienung mit der Betriebsanleitung überein? Stimmen die Prüfmethoden und die Häufigkeit der Prüfung mit den Prüfanweisungen überein? Stimmen die Prüfergebnisse mit den Zeichnungsanforderungen überein? Werden n.i.O.-Produkte identifiziert und isoliert, für die PDCA-Verbesserung gesammelt und zur Verbesserung implementiert? Sind alle Kontrollanforderungen und Reaktionsmechanismen mit dem Kontrollplan vereinbar, um einen kontrollierten Betrieb zu gewährleisten? Wurden bei Unstimmigkeiten die Änderungsgenehmigungen des Kunden vor der Implementierung eingeholt?
3. Behalten Sie die Statistik im Auge. Gibt es relevante interne Qualitätsfehlerstatistiken? Überprüfen Sie die Analyse, um die fünf wichtigsten Fehlerarten und ihre Trends zu verstehen. Lassen Sie sich bestätigen, ob es in der Vergangenheit Kundenbeschwerde gab. Verstehen Sie die Arten von Defekten und deren Trends usw. Welche Tools werden für den Verbesserungsbericht verwendet? Gibt es eine klare und genaue Aufzeichnung von Änderungen usw. in den relevanten Kontrolldokumenten?
4. Auf die Kontrolle von Fremd- oder Zukaufteilen ist zu achten, einschließlich der Eingangsprüfung von Lieferanten, wie z. B. kritische Outsourcing-Prozesse. Unterlieferanten sind vor Ort zu besuchen, um die relevanten Prozesskontrolle zu sehen, wie z. B. Drahtschneideprozess, Glühprozess, Verzinkung, Lackierung, etc.
5. Auf die Methode und die Gültigkeit der Inspektion ist zu achten. Beim Koordinatenmessgerät (KMG) müssen Sie wissen, ob die Modellierung und Inspektion im Einklang mit Ihren Vorgaben sind, wie die Genauigkeit der KMG ist, wie die Berechnungsmethode der internen Programme ist, und wie die Abweichungen mit Ihren Inspektionsergebnissen sind. Für die Prüfgeräte, die der Lieferant selbst hergestellt hat, müssen Ergebnisse regelmäßiger Messungen vorliegen. Für die von Ihnen vorgegebenen wichtigsten Dimensionen gilt, ob das Messsystem und die Prozessfähigkeit von den Prüfgeräten analysiert worden sind. Wird für Abmaße, die die erforderlichen Prozessfähigkeitsindizes nicht erfüllen, eine 100%-Prüfung durch professionelles Personal durchgeführt? Außerdem ist es notwendig, die vergangenen Inspektionsergebnisse tatsächlich vor Ort einzusehen und zu überprüfen, einschließlich einer Überprüfung von Produkten, die von Bedienern oder Inspektoren geprüft wurden, oder einer Stichprobe von Produkten direkt aus der Arbeitsstation oder aus Lager.
6. Prozessbezogene Aspekte im System müssen beachtet werden. Beispiele dafür sind: die Fähigkeit und Fertigkeit der Bediener; Wartungs-, Reparaturprotokolle sowie Lebensdauer der Modelle und Vorrichtungen, Plan für die Herstellung neuer Modelle, der Produktfluss im gesamten Prozess (z.B. von welcher Station zu welcher Station das Produkt durchläuft, Anzahl der Produkte im Durchlauf, Verschrottungssituation), der Bestand von Inspektionswerkzeugen und Prüfgeräten, ausreichende Auflösung dieser Geräte, Abgeschlossenheit der Kalibrierung usw.
7. Achten Sie auf die Kommunikation. Einerseits geht es darum, relevante Informationen aus der Kommunikation mit dem Personal vor Ort zu erhalten. Andererseits ist es für die gefundenen Probleme notwendig, klar mit dem Personal vor Ort und den nachfolgenden Auditoren zu kommunizieren, damit diese klar verstehen, wo die Probleme liegen und Unklarheiten über die vom Audit aufgeworfenen Probleme vermieden werden können, auch nach Verlassen des Arbeitsplatzes.
Alle Auditpunkte müssen dem Lieferanten beim Abschlussgespräch klar kommuniziert und idealerweise schriftlich festgehalten und dem Lieferanten zur Bestätigung zugesandt werden. Alle Aktionspunkte, mit denen Sie nicht einverstanden sind, sollten ebenfalls in der Besprechung mitgeteilt werden. An der Abschlussbesprechung sollte vorzugsweise die Geschäftsleitung des Lieferanten teilnehmen, damit sie über die Auditprobleme informiert ist und Verbesserungen unterstützen kann.
Nach dem Audit muss innerhalb von einer Woche ein formeller Auditbericht erstellt werden, in dem die Ergebnisse der relevanten Verbesserungsmaßnahmen festgehalten werden und ein Termin für die Überprüfung der Maßnahmen festgelegt wird, um die Maßnahmen abzuschließen.

bdp bietet Ihnen Dienstleistungen rund um Prozessaudits und die damit verbundenen Aufgaben an:

Audits und Inspektionen für Unternehmen, die zum ersten Mal zusammenarbeiten, wie z. B. potenzielle Lieferanten-Risiko-Audits.
Mitgehende Produktionskontrolle von Mustern und Kleinserien bei laufenden Projekten, wie z. B. die PPAP-Zertifizierung.
Monitoring der Stabilität der Serienproduktion bis zur Inspektion vor dem Versand jeder Sendung.
Regelmäßige Prozessaudits, Systemaudits, Produktaudits und Audits von Unterlieferanten für spezielle Prozesse während Serienproduktion
Vor-Ort-Betreuung und Lösung von unerwarteten Qualitätsproblemen, Analyse und Lösung von Problemen und Erstellung von professionellen 8D-Berichten sowie Betreuung von Lieferanten in einem vollständigen PDCA-Zyklus der Verbesserung.

Anmerkung von bdp MC: Die tatsächliche Situation bei einem Prozessaudit kann komplexer sein als man denkt, da mehr Faktoren beteiligt sind. Unser Team kann Sie vor Ort vertreten und professionelle Prozessaudit-Dienstleistungen in China und Osteuropa durchführen.