Newsletter April 2023:

Von: Magdalena Cebo

Die Verwendung des Total Cost of Ownership-Konzepts bei der strategischen Beschaffung

Die Auswahl von Lieferanten ist eine sehr wichtige Tätigkeit innerhalb der Abläufe der heutigen Geschäftswelt. Eine falsche Entscheidung in diesem Bereich kann zu betrieblichen und finanziellen Problemen des Unternehmens führen. Aufgrund früherer Erfahrungen wissen Beschaffungsexperten bereits, dass die Auswahl eines Lieferanten auf der Grundlage des niedrigsten Angebots nicht die geeignete Methode ist, da sich hinter niedrigeren Preisen eine geringere Qualität verstecken kann. Aus dieser Perspektive ist das Konzept Total Costs of Ownership (TCO) ein solides Werkzeug für erfolgreiche Lieferantenauswahl. Grundsätzlich handelt es sich bei TCO um eine Berechnung, die den Unterschied zwischen dem kurzfristigen Kaufpreis und den langfristigen Kosten, die während des gesamten Lebenszyklus des Artikels im Unternehmen anfallen, aufzeigen soll. Eine solche Analyse kann ebenfalls dabei helfen, kritische Vergleiche zwischen Herstellung und Kauf/Outsourcing zu ziehen.

Leider gibt es kein einheitliches Modell zur Berechnung des TCO, da es je nach Art des Produkts/der Dienstleistung variiert. Im Allgemeinen kann man sagen, dass die Formel zur Berechnung des TCO aus zwei Teilen besteht. Der erste ist der tatsächliche Kaufpreis des Produkts, der Kostenbestandteile wie direkte Materialien, direkte Arbeitskosten, Gemeinkosten, Werkzeugkosten usw. enthält. Die zweite TCO-Komponente sind die Gesamtkosten für die Verwaltung und Wartung der neuen Anlage während ihrer Lebensdauer. In der Praxis bedeutet dies, dass es bei der Auswahl des Lieferanten neben dem Preis noch andere wichtige Kriterien gibt, wie z. B.:

  • Beschaffungskosten, die dadurch entstehen, dass das Produkt oder die Dienstleistung an den Verwendungsort gebracht wird (eingehende Fracht, Beschaffungszeit, Wareneingang, Inspektion, Lagerung usw.)
  • Nutzungskosten, die bei der Umwandlung des gekauften Artikels in ein fertiges Produkt und bei der Betreuung des Produkts während seiner Nutzungsdauer anfallen (Ausschuss, Endkontrolle, Produktivitätsverluste, Reklamationen, Garantien, Rücksendungen usw.)
  • Kosten am Ende der Lebensdauer (Entsorgungskosten, überschüssige Bestände, usw.)

Es ist schwierig, einige der Kosten im TCO-Modell zu berechnen, da in manchen Fällen bestimmte Informationen fehlen. In bestimmten Fällen ist es nicht einfach, Daten wie die Kosten für Inspektion, Lagerung, Handhabung, Ausschuss und Garantien zu erhalten, die für jede einzelne TCO berücksichtigt werden müssen:

1. Einkaufspreis

Der Einkaufspreis umfasst die Herstellungskosten, die Gemeinkosten und den Gewinn des Lieferanten.

2. Transportkosten

Die Transportkosten und die damit verbundene Komplexität steigen mit zunehmender Entfernung. Beim Seetransport fallen Verpackungs-, Umlade-, Kontroll-, Zoll-, Einfuhrzoll- und Lagerkosten an. Die Unternehmen setzen häufig Agenten oder Makler (am Ursprungs- und Bestimmungsort) ein, die ihnen bei diesen Aufgaben helfen, was sich auf die Gesamtkosten der Lieferkette auswirken kann.

3. Versandzeit

Die Transportzeit für einen Container von Asien nach Europa kann extrem lang sein, insbesondere wenn man die Zollabfertigung bedenkt. Verzögerungen bei der Verschiffung können auch dazu führen, dass die Fracht im Eilverfahren verschickt werden muss und höhere Gebühren anfallen, um die Liefertermine der Kunden einzuhalten.

4. Qualität

Für Hersteller, die Waren oder Komponenten aus Übersee beziehen, können Qualitätskontrollen für eingehende Komponenten erforderlich sein. Diese Kosten sollten ebenfalls als Teil Ihrer TCO berücksichtigt werden. Qualitätsprobleme bei einem Lieferanten können zu:

  • zusätzlichen Prüfanforderungen
  • kostenintensiven Produktrücksendungen und Fehlmengen
  • rechtlicher Haftung führen.

Die Bemühungen zur Überwachung und Lösung von Qualitätsproblemen haben in der Regel erhebliche Auswirkungen auf die Transportzeit und verursachen zusätzliche Kosten.

5. Währungsfluktuation

Beim Kauf von Bauteilen oder Produkten im Ausland muss die Entwicklung der Wechselkursschwankungen berücksichtigt werden. Der Preis kann für einen Jahresvertrag angegeben werden, aber während des Jahres kann sich der Wert der Fremdwährung gegenüber dem Euro verändert haben, wodurch sich auch der Preis in Euro ändert.

6. Zahlungsfristen

Längere Zahlungsfristen wirken sich positiv auf das verfügbare Betriebskapital aus.

7. Risikomanagement

Jede Lieferkette ist mit potenziellen Risiken verbunden – Unterbrechungen, Vorlaufzeiten, Nachfrageschwankungen, Diebstahl von geistigem Eigentum, Naturkatastrophen und vieles mehr. Es ist wichtig, Notfallpläne und ein Risikomanagementprogramm zu erstellen, um mit ungeplanten Situationen umgehen zu können. Ein Risikomanagementplan erhöht Ihre Gesamtbetriebskosten, ermöglicht es Ihnen aber auch, sich schneller zu stabilisieren, wenn das Unerwartete eintritt.

Zu den anderen erwähnenswerten Aspekten gehören: Produktgarantie, technische Unterstützung, welche zu langfristigen Kosteneinsparungen führen kann, Ansprechbarkeit für Kunden und Reaktionszeit bei Qualitäts-/Lieferproblemen.

Das Verständnis aller Komponenten, aus denen sich die Lieferkette zusammensetzt, und ihrer Auswirkungen auf die Kosten und Risiken ist entscheidend für das Verständnis jeder TCO. Da dies eine sehr tiefgreifende und zeitaufwendige Analyse erfordert, könnte dies ein Bereich sein, in dem die Unterstützung von bdp Mechanical Components für Sie sehr nützlich und effizient sein könnte.

Natürlich ist eine mögliche Kostenreduzierung eine der wichtigsten Faktoren für jede Outsourcing-Entscheidung, daher ist es sehr wichtig, eine genaue Kostenanalyse durchzuführen, die sich auf die tatsächlichen Kostenauswirkungen konzentriert und nicht nur auf den Preis. Stellen Sie sich vor, dass Ihr Unternehmen im Rahmen einer neuen Produktentwicklung einen neuen Beschaffungsspezialisten für Ihr internes Team sucht. In diesem Fall müssen Sie neben dem Gehalt und dem Arbeitsplatz noch viele weitere Kosten berücksichtigen: Einstellungskosten, Ausbildungskosten, Sozialleistungen, Softwarelizenzen, Tee und Kaffee, Urlaubs- und Krankengeld usw. Es bedeutet auch Zeitaufwand für die Suche, das Vorstellungsgespräch, die Einstellung, die Schulung und die Betreuung des neuen Mitarbeiters.

Wenn Sie sich für die Auslagerung entscheiden, müssen Sie sich nicht mehr um die Kosten und die damit verbundene Zeit für den neuen Mitarbeiter kümmern. Zeitersparnis bedeutet auch Kostenersparnis. Deshalb möchten wir Sie ermutigen, die Outsourcing-Strategie in Ihr gesamtes TCO-Modell einzubeziehen. Die Übertragung von Teilen Ihres Arbeitsaufkommens an uns kann Ihnen helfen, Ihre Kosten zu senken. Wir können Ihre individuelle Lieferkette analysieren und Möglichkeiten zur Risikominderung und zur Beseitigung versteckter Kosten identifizieren, während Sie sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren können. Dank unserer umfassenden Branchenkenntnisse können wir Lieferantenoptionen bewerten, die Auswahlliste eingrenzen und bessere Bedingungen aushandeln, und zwar viel schneller, als es Ihrem internen Team möglich wäre. Wir helfen Ihnen bei der Umsetzung von Second- und Multi-Sourcing-Strategien, um die Abhängigkeit von einem einzigen Lieferanten zu verringern. Wir nutzen die Beziehungen zu unseren bestehenden Lieferanten und unsere globale Präsenz, um bessere Rabatte, Vertragsbedingungen und Dienstleistungen zu bieten und die Qualitätsstandards zu überwachen. Außerdem profitieren wir von Skaleneffekten, die die Transaktionskosten insgesamt senken.

Wenn Sie ein kleines Beschaffungsteam haben, können die Beschaffung von Anbietern und der Bewertungsprozess für dieses Team eine große Belastung darstellen. Wir sind Fachleute für verschiedene Produktkategorien und können Ihnen helfen, bei der Beschaffung die richtige Wahl zu treffen. Durch das Outsourcing der Beschaffung können Sie auch die Kosten senken, da Ihr Unternehmen den Personalbestand reduzieren kann. Bei unvorhersehbaren wirtschaftlichen Bedingungen kann Outsourcing Ihnen helfen, Geld für zusätzliches Personal zu sparen, damit Sie Ihre bestehenden Mitarbeiter behalten können.

Wenden Sie sich bei weiteren Fragen zum Total Cost of Ownership Konzepts gerne an purchase@bdp-mc.com.
Unser bdp Mechanical Components Team berät und unterstützt Sie gerne.

Magdalena Cebo

Magdalena Cebo

Beschaffungs- & Einkaufsmanagerin·bdp Mechanical Components Polen

Sie haben den Newsletter erfolgreich abonniert.

There was an error while trying to send your request. Please try again.

Mit Angabe meiner Daten und Absenden der Anmeldung erkläre ich mich einverstanden, den Newsletter per E-Mail zu erhalten. Die Hinweise zum Datenschutz habe ich gelesen.